So senden Sie personalisierte Massen-E-Mails in Outlook mit Seriendruck

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Mail Merge ist wie einer dieser alten Freunde, die Sie seit Jahren nicht mehr angerufen haben. Unterschätzt und ignoriert, bis zu dem Tag, an dem du sie dringend brauchst.

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Sie erkennen sein Potenzial erst, wenn Sie die Aufgabe übernommen haben, in letzter Minute ein paar hundert Einladungen zu verwalten. Vielleicht sind sie ein Haufen Hochzeitseinladungen oder ein roter Alarm für eine bevorstehende Zombie-Apokalypse. Oder es könnte etwas harmloses sein - wie das Drucken einer Reihe von Adressetiketten und Namensschildern Automatisieren Sie Office mit Seriendruck zum Erstellen professioneller Adressenetiketten, Namensschilder und mehr Automatisieren Sie Office mit Seriendruck zum Erstellen professioneller Adressenetiketten, Namensschilder und mehr Verwenden Sie weiterhin copy & paste zum Erstellen von Etiketten, Namensschildern oder anderen benutzerdefinierten Dokumenten? Lassen Sie uns Ihnen ein einfaches Microsoft Office-Automatisierungswerkzeug zeigen, mit dem Sie Stunden sparen können! Weiterlesen .

Mach dir keine Sorgen. Sie können personalisierte Massen-E-Mails mit Microsoft Outlook 2016 in wenigen Minuten mit wenigen Klicks versenden. Und rette den Tag.

Wann sollten Sie Seriendruck verwenden?

Bevor ich weiterspringe, wird Seriendruck verwendet, wenn Sie mehrere Dokumente erstellen möchten, die im Wesentlichen identisch sind, aber jedes Dokument eindeutige Details enthält. Die E-Mails haben das gleiche Format und den gleichen Text und die gleiche Grafik. Zum Beispiel Einladungen, bei denen der Text gleich bleibt, aber der Name, die Adresse oder sogar die Betreff-Bits für jeden eindeutig sind.

Seriendruck - im Gegensatz zum Versenden einer Nachricht an eine Gruppe von Personen - macht jeden Empfänger der Nachricht zum einzigen Empfänger .

Die beste Verwendung, die ich bis jetzt für sie gefunden habe - benutze die Massen-E-Mail als Jobsuchwerkzeug mit benutzerdefinierten Details für jeden Arbeitgeber.

Die Seriendruckfunktion verwendet zwei Teile:

  • Das Hauptdokument (hier: Microsoft Word), wo Sie den Text der E-Mail schreiben.
  • Die änderbare Datenquelle (hier: Microsoft Outlook-Kontakte), die normalerweise die Adresse und der Name des Empfängers ist.

Diese beiden sind "verschmolzen". Da Outlook ein Teil der Microsoft Office-Suite ist, kann diese Funktion zum Senden von E-Mails in großen Mengen verwendet werden, die jeweils für einen anderen Kontakt personalisiert sind. Es ist nicht Spamming, obwohl ich denke, in den falschen Händen, kann Seriendruck verwendet werden, um mit unerwünschten E-Mails bombardieren.

Microsoft Office ermöglicht Ihnen, verschiedene Datenquellen für die Adressdetails zu verwenden - beispielsweise können Sie eine Excel-Tabelle verwenden Drucken von Etiketten mit Seriendruck in Microsoft Word und Excel Drucken von Etiketten mit Seriendruck in Microsoft Word und Excel Sind Sie immer noch Kopieren und Einfügen, um Etiketten, Namensschilder oder andere personalisierte Massenkommunikation zu erstellen? Mit Mail Merge, einem einfachen Microsoft Office-Automatisierungstool, können Sie Ihre Etiketten in Sekundenschnelle drucken. Lesen Sie mehr oder sogar eine Access-Datenbank. Hier werden Sie Ihre Microsoft Outlook-Kontakte verwenden, um die E-Mails zu senden.

Bereiten Sie Ihren Pool von Kontakten für den Seriendruck vor

Lassen Sie uns also die Schritte nach dem Start von Microsoft Outlook abbrechen.

1. Öffnen Sie Personen, um die Liste Ihrer Kontakte anzuzeigen.

Wählen Sie die Kontakte (STRG + Klick) aus, die Sie in die personalisierte E-Mail-Liste aufnehmen möchten. Um die Verwaltung einer großen Liste zu vereinfachen, verwenden Sie die verfügbaren Sortieroptionen (klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben Alle ). Um es leichter zu verwalten, können Sie nach Kategorien über das gleiche Dropdown-Menü sortieren.

Beachten Sie: Mail Merge funktioniert nicht mit Verteilerlisten.

Wählen Sie Ihre Kontakte

2. Wählen Sie Seriendruck über Multifunktionsleiste> Start> Aktionsgruppe .

Klicken Sie auf Seriendruck

3. Wählen Sie auf dem Bildschirm Seriendruck-Kontakte, den Sie jetzt sehen sollten, Nur ausgewählte Kontakte aus, wenn die personalisierte E-Mail für einen ausgewählten Stapel von Kontakten gedacht ist. Wählen Sie im Abschnitt Zusammenführungsoptionen unten die folgenden Parameter aus.

  • Dokumententyp: Serienbriefe
  • Zusammenführen zu: E-Mail
  • Betreffzeile der Nachricht: Die Betreffzeile wird sich nicht für alle E-Mails ändern. Folgen Sie also den Regeln, um die Betreffzeile hervorzuheben. Wie Sie Ihre E-Mail-Nachricht in einem überfüllten Posteingang auffallen lassen Wie Sie Ihre E-Mail-Nachricht in einem überfüllten Posteingang hervorheben lassen Haben Sie jemals eine E-Mail gesendet, die Sie nur für wichtig hielten? antwortete viele Tage später, oder noch schlimmer vergessen? Zugegeben, manchmal liegt es außerhalb Ihrer Kontrolle, aber es gibt Dinge, die Sie tun können ... Lesen Sie mehr in einem gewürgten Posteingang.

Optionen für Seriendruck

4. Klicken Sie auf OK, und Microsoft Word wird gestartet, damit Sie die personalisierte Nachricht verfassen können.

Schreiben Sie die personalisierte Nachricht in Microsoft Word

Die Mailings-Registerkarte auf der Multifunktionsleiste befindet sich in Frontansicht und in der Mitte. Hier möchten Sie Ihre Massen-E-Mail mit einer persönlichen Begrüßungszeile beginnen . Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in Microsoft Word Grußzeile aus .

Fügen Sie die Grußzeile in Microsoft Word ein

Wie Sie sehen können, wurde das Dialogfeld mit dem Namen von Herrn Randall ausgefüllt. Dies ist nur ein Platzhalter für Namen aus Ihrer Kontaktliste. Darunter können Sie eine Vorschau der Namen aus Ihrer Liste sehen. Sie können die Einträge mit den hier angegebenen Optionen anpassen.

Vorschau der Grußzeile

Beachten Sie, dass die Seriendruckfelder aus den Spaltenüberschriften in Ihrer Mailingliste stammen. Wenn es eine Abweichung gibt, verwenden Sie Übereinstimmungsfelder, um sicherzustellen, dass die Zusammenführung korrekt bleibt. Wenn ein gewünschtes Feld "Nicht abgestimmt" lautet, wählen Sie die Dropdown-Liste für dieses Feld aus und wählen Sie dann den Spaltennamen aus, der dieser Spalte in Ihrer Liste entspricht.

Wenn Sie auf OK klicken und von hier aus beenden, wird ein Platzhalter für die Grußzeile (Sehr geehrter Herr ...) in das Word-Dokument eingefügt.

Denken Sie daran: Sie können zusätzliche Informationen zum Dokument mit zusätzlichen Feldern eingeben.

Klicken Sie auf Zusammenführungsfeld einfügen. Diese Daten müssen in Ihrer ursprünglichen Datenquelle vorhanden sein, in diesem Fall die Kontaktinformationen in Microsoft Outlook. Beispiele hierfür sind - Privatadresse, Telefon zu Hause, Jobtitel usw. Sie können die vollständige Liste anzeigen, wenn Sie auf den kleinen Dropdown-Pfeil klicken.

Fügen Sie ein neues Zusammenführungsfeld ein

Formatieren Sie die Begrüßung. Um die Begrüßungszeile wie gewünscht zu formatieren, markieren Sie das gesamte Feld, einschließlich der Markierungen an jedem Ende. Wechseln Sie zur Registerkarte Start, und verwenden Sie die Schriftarteinstellungen. Legen Sie außerdem den Zeilenabstand fest, um sicherzustellen, dass der Zeilenabstand mit dem Abstand im restlichen Dokument übereinstimmt.

Geben Sie die Nachricht jetzt ein

Der Anfang der Nachricht ist der <> Platzhalter und / oder jedes andere Feld, das Sie mithilfe von zusätzlichen Seriendruckfeldern eingefügt haben. Verfassen Sie Ihre Nachricht. Denken Sie daran, das ist Massenmailing von seiner besten Seite. Also, stellen Sie sicher, alle E-Mail-Etikette zu verwenden, die Sie aufbringen können.

So senden Sie personalisierte Massen-E-Mails in Outlook mit dem Microsoft Outlook-E-Mail-Nachrichtentext

Wenn der Text der E-Mail fertig ist, klicken Sie auf Fertigstellen und Zusammenführen> E-Mail-Nachrichten senden .

So senden Sie personalisierte Massen-E-Mails in Outlook mit Seriendruck Microsoft Outlook E-Mail-Nachricht senden

Das Dialogfeld Zusammenführen zu E-Mail wird geöffnet. Klicken Sie auf OK .

Seriendruck

MS Word übernimmt dann die Aufgabe, die E-Mails automatisch im Handumdrehen zu posten. Word sendet eine individuelle E-Mail an jede Adresse. Sie können keine anderen Empfänger CC und BCC verwenden, und Sie können der E-Mail keine Anhänge hinzufügen .

Sie können das Dokument, das Sie für den Seriendruck verwendet haben, speichern, da es auch die Verknüpfung mit der Datenquelle, dh den Kontakten, speichert. Wenn Sie das Seriendruckdokument öffnen, wählen Sie Ja, wenn Word Sie auffordert, die Verbindung beizubehalten.

Fügen Sie diesen Timesaver zu Ihrem E-Mail-Toolset hinzu

Sobald Sie den Dreh raus haben, dauert der gesamte Prozess vom Anfang bis zum Ende kaum ein paar Minuten. Gleichzeitig ist es notwendig, eine E-Mail nur für eine einzelne Person zu verfassen, jetzt können Sie dies für eine Gruppe tun. Es spielt keine Rolle, wie groß die Gruppe ist.

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Als Nächstes können Sie den Seriendruck zum Drucken von Briefen, Etiketten und Umschlägen verwenden. Es ist eine mächtige Technik, die jeder erlernen und anwenden kann.

Verwenden Sie Seriendruck für E-Mail? Oder sind Sie mit der häufigeren Angewohnheit von Carbon Copy (CC) und noch mehr "anonymen" Blind Carbon Copy (BCC) festgefahren? Teilen Sie Ihre Produktivitätstipps für Outlook 10 Tipps zum Optimieren von Outlook 10 Tipps zum Optimieren von Outlook Nutzen Sie Outlook voll und ganz? Werden Sie ein Outlook-Meister mit unserer Auswahl weniger bekannter Tipps und Tricks und beobachten Sie, wie Ihre Produktivität steigt. Lesen Sie mehr unter uns unten.

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