Wie man auf alle E-Mails richtig antwortet: Inline

Wenn Sie E-Mails für Gespräche verwenden müssen, tun Sie es zumindest richtig! Wir zeigen Ihnen das richtige E-Mail-Format. Um Ihre E-Mail-Threads zu organisieren, antworten Sie inline.

Wenn Sie E-Mails für Gespräche verwenden müssen, tun Sie es zumindest richtig!  Wir zeigen Ihnen das richtige E-Mail-Format.  Um Ihre E-Mail-Threads zu organisieren, antworten Sie inline.
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Im Jahr 1971 wurde die erste E-Mail von einem Computer an einen anderen gesendet. Jetzt werden jeden Tag 269 Milliarden E-Mails gesendet.

Es ist nicht vorstellbar, wie viele dieser E-Mails unnötig sind. Wie viele dienen nur dazu, mehr Verwirrung zu verursachen. Um noch mehr Aufmerksamkeit und Geduld ihrer Empfänger zu verbrennen.

Aber eine Sache ist sicher: wenn mehr Leute anfingen, effektiv auf E-Mails zu antworten 5 Werkzeuge, bessere E-Mails zu schreiben, die Leute lesen und auf 5 Werkzeuge antworten, um bessere E-Mails zu schreiben, die Leute lesen und auf das Schreiben antworten, ist nicht jedermanns Sache. Aber Sie müssen kein großer Schriftsteller sein, um eine großartige E-Mail zu senden. Alles, was Sie brauchen, sind ein paar Tools, um qualitativ hochwertige Nachrichten zu gewährleisten. Lesen Sie mehr, wir würden alle in unseren Postfächern ein wenig weniger fest und unsere E-Mail-Angst gefesselt Wie Gmail Inbox Angst zu meistern Wie Gmail Inbox Angst zu meistern So viele E-Mails, so wenig Zeit. Fühlen Sie sich so bei der Verwaltung Ihres Google Mail-Posteingangs? Wir zeigen Ihnen einfache Einstellungen und hilfreiche Tools, um Ihren Google Mail-Posteingang zu strukturieren und stressfrei zu machen. Read More wäre ein bisschen weniger schwächend.

Die offensichtlichste Lösung hier ist nicht nur "Inline-Antworten", sondern Inline-Antworten richtig . Bei der Inline-Antwort antworten Sie innerhalb des Hauptteils der E-Mail, statt Ihre eigene E-Mail von Grund auf neu zu schreiben.

Inline-Antworten sind etwas, was die meisten von uns schon von Zeit zu Zeit tun. Aber wir sollten viel öfter inline antworten. Und wir sollten dies mit ein paar Regeln tun, um diese komplizierten E-Mail-Threads organisiert und leicht verständlich zu halten.

Wir antworten auf E-Mail falsch

Das Gegenteil von Inline-Antworten ist, was oft als "Top-Posting" bezeichnet wird. Hier drücken Sie die Antwort auf eine E-Mail und beginnen einfach am oberen Rand des Textfelds zu tippen. So ist die Mehrheit der heutigen E-Mail zusammengesetzt. Aber es sei denn, Sie haben mit sehr einfachen E-Mail-Konversationen zu tun, Top-Posting kann alle möglichen Probleme verursachen.

Top-Posting oder Inline-Antworten E-Mail

Zunächst einmal wird die Rückverweisung auf die ursprüngliche E-Mail bei einem Top-Posting zu einer großen Hektik, die das Durchsuchen von E-Mails nach E-Mails umfasst, um zu finden, wonach Sie suchen. Sie müssen dann zu der E-Mail zurückscrollen, die Sie verfassen, um das, was Sie gerade gefunden haben, zu paraphrasieren, außerhalb des Kontexts und oft fehlen wichtige Punkte.

Manchmal kann ein Empfänger auf Ihre E-Mail in einem völlig neuen E-Mail-Thread antworten, was bedeutet, dass Ihre Konversation nun in zwei oder mehr separaten Threads stattfindet.

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Wenn Sie in einer Gruppenunterhaltung sind, werden die Dinge noch unordentlicher. Den Überblick darüber zu behalten, wer wann antwortet und was die Antworten auf diese Antworten waren, wird zu einer fast unmöglichen Leistung.

Inline-Antworten sind die Lösung

Anstelle von Top-Postings sollten wir inline antworten - also innerhalb des Hauptteils der ursprünglichen E-Mail-Nachricht. In Outlook und Apple Mail können Sie die ursprüngliche Nachricht anzeigen, sobald Sie auf antworten klicken. Drücken Sie in Google Mail einfach die drei Punkte unten auf dem Bildschirm zum Erstellen der Konversation.

Tipp: Um die vertikale "Anführungszeichen" -Zeile aus Ihrer Antwort in Gmail zu entfernen, markieren Sie die gesamte E-Mail und klicken Sie dann auf die Schaltfläche mit weniger Einrückungen.

Inline-Antworten lösen das Problem, dass Sie durch Massen von Nachrichten blättern müssen, da die ursprüngliche E-Mail in der letzten Nachricht enthalten und durchsuchbar ist, die Sie in dieser Konversation erhalten. Dies bedeutet, dass alles im Kontext bleibt.

Außerdem müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, die Antworten anderer zu summieren oder E-Mails zu kopieren, um Ihre eigenen Antworten sinnvoll zu machen. Mit Inline-Antworten ist alles für jeden da, auf den man jederzeit zurückgreifen kann.

Und für Threads, die mehrere Personen involvieren, ist es einfach, zu unterscheiden, wer was gesagt hat und wer auf wen antwortet (wenn es richtig gemacht wird).

Inline richtig antworten

Wenn die meisten Leute inline antworten, schreiben sie einfach ihre Antworten neben dem Text, auf den sie antworten wollen, und sie machen das fett oder rot.

Das ist alles andere als ideal. Sobald jemand eine E-Mail im Nur-Text-Format öffnet, kann er diese Formatierung nicht sehen. Und sobald es mehr als ein paar Leute in einem Thread gibt, können die Dinge schnell unordentlich werden.

schlechte Inline-Antwort-E-Mail

Also, hier ist eine kurze Anleitung zur korrekten Inline-Antwort, die skalierbar ist und die Verwirrung auf ein Minimum reduziert.

1. Verlassen Sie sich nicht auf Formatierung

Wie bereits erwähnt, kann es vorkommen, dass ein Empfänger die Formatierung, die Sie in einer E-Mail angeben, nicht sehen kann (z. B. wenn er reinen Text vorzieht). Wenn jemand farbenblind ist, kann es schwierig sein, Threads mit mehreren Farben zu folgen.

Verwenden Sie auf jeden Fall Formatierungen, um das Auffinden von Antworten beim Scannen einer E-Mail zu erleichtern. Aber verlasse dich nicht nur darauf.

2. Vorwort Antworten mit Ihrem Namen

Anstatt sich auf die Formatierung zu verlassen, sollten Sie sich angewöhnen, alle Ihre Antworten mit Ihrem Namen und, wenn Sie besonders gut organisiert sein müssen, mit dem Datum zu versehen. Bitten Sie alle Empfänger, das Gleiche zu tun.

Inline-Antwort Vorwort Name E-Mail

Derzeit haben Sie in Google Mail keine andere Wahl, als Ihren Namen manuell einzugeben. Das gleiche gilt für die immer milde Apple Mail App.

Wenn Sie jedoch Outlook verwenden, gibt es eine Funktion, um Ihren Antworten automatisch Ihren Namen hinzuzufügen. Um dies zu tun gehen Sie zu Datei> Optionen> Mail . Gehen Sie dann zu Antworten und Weiterleiten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorbemerkung mit und geben Sie Ihren Namen in das Textfeld ein. Wenn Sie im Text einer E-Mail antworten, wird Ihr Name automatisch in Klammern angezeigt.

Mailbird hat diese Option auch standardmäßig.

3. Verwenden Sie Zeilenumbrüche, bitte

Wann immer Sie eine Inline-Antwort hinterlassen, sollte diese in einer neuen Zeile stehen und nicht mitten im Satz oder am Ende eines Absatzes eingefügt werden.

Dies macht es für andere Leute viel einfacher, auf Ihre Kommentare zu antworten und macht das Scannen der Konversation um jeden Punkt herum viel einfacher.

4. Antworten auf mehrere Ebenen einrücken

Wenn mehrere Punkte in einer E-Mail adressiert werden, treten in einer Nachricht mehrere Threads auf.

Um diese zu organisieren, sollten Sie Antworten mit Threads einrücken, damit ersichtlich ist, welche Kommentare sich auf jeden Punkt beziehen. Ich finde persönlich spitze Klammern (>) die intuitivsten Zeichen hier, da Aufzählungspunkte möglicherweise nicht in reinen Text-E-Mails angezeigt werden.

Inline antwortet Threaded E-Mail

Dadurch ersparen Sie sich viel Mühe, um herauszufinden, auf welchen Teil der Konversation Sie achten müssen.

5. Last Resort: Verwenden Sie ein besseres Tool

Niemand behauptet, Inline-Antworten seien hier die perfekte Lösung. Aber wenn Sie keine andere Wahl haben, als E-Mail zu verwenden, nehmen Sie sich die Zeit, E-Mails zu schreiben, die effizient und effektiv sind Schreiben der perfekten professionellen E-Mail (Datensicherung) Schreiben der perfekten professionellen E-Mail (Datensicherung) E-Mail bleibt die Hauptform der Kommunikation in der Wirtschaft. Um in dieser Umgebung erfolgreich zu sein, sollten Sie lernen, wie Sie professionelle E-Mails verfassen können. Wir zeigen Ihnen 9 einfache Tricks, die nachweislich funktionieren. Weiterlesen . Basierend auf den oben genannten Gründen ist das Inline-Antworten der beste Weg, um Projekte voranzutreiben. Es hilft auch jedem, mit mehreren Unterhaltungen in E-Mail-Threads Schritt zu halten, ohne Zeit mit langen Listen vergangener E-Mails verschwenden zu müssen.

Wenn Sie feststellen, dass sogar Inline-Antworten zu komplex werden, oder wenn Ihre Kollegen sich nicht daran gewöhnen können, inline richtig zu antworten, ist es möglicherweise an der Zeit, nach einem anderen Tool zu suchen.

Kommunikationswerkzeuge wie Slack, Yammer und Huddle erleichtern die Kommunikation im Team. Anstatt weiter mit E-Mails zu kämpfen, ist es vielleicht an der Zeit, eine dieser Möglichkeiten auszuprobieren.

Verbreite das Wort

Wenn Sie diese einfachen Inline-Antwortregeln anwenden, werden viele Empfänger wissen, wie effizient dieses E-Mail-Verhalten ist. 5 Tools, die Ihnen helfen können, bessere E-Mails zu schreiben 5 Tools, die Ihnen helfen können, bessere E-Mails zu schreiben Jeder versucht immer noch, das E-Mail-Problem zu lösen. Lasst uns also über die grundlegendste Gewohnheit sprechen - die Kunst, bessere E-Mails zu schreiben. Mit Hilfe einiger cooler Tools. Lesen Sie mehr und fangen Sie an, Ihren Ansatz natürlich nachzuahmen.

Wenn sie Ihre nachdenkliche E-Mail-Etikette nicht natürlich kopieren, ziehen Sie sie auf. Sende ihnen diesen Artikel. Beschreiben Sie, wie Sie antworten möchten, und erklären Sie, dass dadurch viele missverstandene Nachrichten, verschwendete Zeit und der Verlust von Kontext gespart werden.

Es gibt wirklich keinen Nachteil.

Glauben Sie, dass diese Regeln Ihnen dabei helfen, komplexe E-Mail-Threads im Blick zu behalten? Gibt es weitere Inline-Antworttipps, die Ihrer Meinung nach hilfreich sein könnten?

Bildquelle: sangoiri / Depositphotos

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