Delegation: A muss Führungsfähigkeit haben, um Ihre Arbeitslast zu reduzieren

Sobald Sie in einer Führungsrolle sind, müssen Sie lernen, wie Sie Arbeit delegieren. Wir bringen Ihnen die fünf Ws der Delegation bei: das Wer, Was, Wann, Wo und Warum.

Sobald Sie in einer Führungsrolle sind, müssen Sie lernen, wie Sie Arbeit delegieren.  Wir bringen Ihnen die fünf Ws der Delegation bei: das Wer, Was, Wann, Wo und Warum.
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Vielleicht sind Sie neu in einer Führungsrolle oder kämpfen einfach mit der Aufgabe der Delegation. Als Führungskraft ist das Delegieren von Aufgaben an andere notwendig, kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Wenn Sie kürzlich Ihr eigenes Team erworben haben Was ist der Unterschied zwischen einem Chef und einem Anführer? Was ist der Unterschied zwischen einem Chef und einem Führer? Lesen Sie mehr oder brauchen Sie nur ein wenig Hilfe bei der Delegation, hier sind einige hilfreiche Tipps.

Der beste Weg zu beschreiben, wie man delegiert, ist mit den fünf W: Wer, Was, Wann, Wo und Warum. Um ein klares Bild zu malen, beginnen wir mit dem Warum.

Warum ist die Delegation notwendig?

Die Delegation hat viele Vorteile, sowohl für Sie als Führungskraft als auch für Ihre Organisation und Ihr Team. Viele Personen haben jedoch Schwierigkeiten, Aufgaben zu delegieren.

Manche mögen denken, dass es einfacher ist, Aufgaben selbst zu erledigen, anstatt sie zu delegieren. Andere fühlen sich vielleicht wert, wenn sie Aufgaben allein bewältigen. Noch mehr kann bei der Delegation einfach unerfahren sein.

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Bildquelle: Ditty_about_summer via Shutterstock

Die Harvard Business Review Online-Staaten:

Die Delegierung kommt Managern, Direktberichten und Organisationen zugute. Dennoch bleibt es eine der am wenigsten genutzten und unterentwickelten Managementfähigkeiten.

Darüber hinaus kam die von Harvard Business Review referenzierte Zeitmanagementstudie zu folgendem Schluss:

332 befragte Unternehmen waren besorgt über die Delegation Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter. Gleichzeitig haben nur 28 Prozent dieser Unternehmen Schulungen zum Thema angeboten.

Vorteile für Sie als Führer

  • Sie können Ihre Aufmerksamkeit auf andere Gegenstände lenken.
  • Sie können Ihre Zeit effektiv planen.
  • Sie können während des Arbeitstages mehr erreichen.

Vorteile für Ihre Teammitglieder

  • Sie können neue Fertigkeiten erlernen oder verbessern.
  • Sie können sich als Teil eines vertrauenswürdigen Teams und einer vertrauten Umgebung fühlen.
  • Sie können ihr Selbstvertrauen und ihre Motivation verbessern.

Vorteile für Ihre Organisation

  • Es kann eine gesteigerte Produktivität erzielen.
  • Es kann erfolgreiche Prozesse für Kunden und Kunden bieten.
  • Es kann eine vernetzte Kultur für alle Mitarbeiter aufbauen.

Wie Sie sehen können, berühren die Vorteile der Delegation mehr als nur ein Anführer. Wenn Sie sich also zurückgehalten haben, beeinflussen Sie auch Ihr Unternehmen und Ihr Team.

Was sollten Sie delegieren?

Jetzt, da Sie die Bedeutung der Delegierung als Führungskraft kennen, müssen Sie im nächsten Schritt entscheiden, was Sie delegieren möchten.

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Bildquelle: Constantin Stanciu via Shutterstock

In vielen Fällen ist die Delegierung bestimmter Aufgaben ein Kinderspiel. Beispielsweise würden Sie einem Vertriebsmitarbeiter keine Programmieraufgabe zuweisen. Wenn es jedoch um Ihre eigenen Aufgaben geht, kann es schwieriger sein zu entscheiden, welche Befugnisübertragung erforderlich ist.

Stellen Sie sich diese Fragen:

  • Ist das eine Aufgabe, für die nur ich das Wissen habe?
  • Vermeide ich die Zuweisung dieser Aufgabe, weil niemand sonst Zeit hat?
  • Behalte ich Aufgaben, weil ich selbst alles machen will?
  • Ist das eine wiederkehrende oder Routineaufgabe?
  • Bin ich wirklich für diese Aufgabe verantwortlich?

Ein North Carolina State University-Projekt nennt dies in ihrer Liste der Arten von Aufgaben, die delegiert werden sollten:

Menschen behalten oft Aufgaben, die sie am meisten genießen, auch wenn die Aufgabe nicht in ihrer Verantwortung liegt. Diese Aufgaben sind nicht der beste Weg, um Ihre Zeit und Energie zu verbringen.

Sobald Sie entschieden haben, was Sie delegieren möchten, bleiben Sie bei dieser Entscheidung. Organisieren Sie dann Ihren Zeitplan und Ihre Aufgabenliste. 9 Beste Zeitmanagement-Tools zum Organisieren der Zeit 9 Beste Zeitmanagement-Tools zum Organisieren der Zeit Die hier gezeigten Zeitmanagement-Tools helfen Ihnen dabei, das Beste aus Ihren Tagen zu machen. Geeignet für jede geschäftliche oder persönliche Situation. Dies ist die Zeit, dein Leben zu organisieren! Lesen Sie mehr, um die anderen wichtigen Dinge zu berücksichtigen, die Sie beachten sollten.

Wer ist die richtige Person für die Aufgabe?

Nachdem entschieden wurde, welche Elemente delegiert werden sollten, ist der logische Schritt, zu entscheiden, wer die Aufgabe angehen sollte. Wenn Sie der Leiter sind, ob eine kleine feste Gruppe oder ein flexibles Projektteam, kennen Sie Ihre Teammitglieder Die 5 besten Projektmanagementtipps für Anfänger Die 5 besten Projektmanagementtipps für Anfänger Wenn Sie zum ersten Mal eine Projektmanagerrolle übernehmen Hier sind nur fünf Tipps zum Projektmanagement, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Lesen Sie mehr ist der Schlüssel.

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Bildquelle: Jirsak über Shutterstock

Wenn es darum geht, Aufgaben zu delegieren, müssen Sie natürlich die Fähigkeiten jeder Person erkennen. Gleichzeitig sollten Sie wissen, wie gut sie sind und wie sie ihre Verantwortung aufzeichnen. Die Zuweisung einer Aufgabe an jemanden, dem Sie vertrauen können, ist für den erfolgreichen Abschluss wichtig.

Forbes bietet diese zwei hilfreichen Ratschläge zur Delegation an:

Zusammen mit dem Vertrauen müssen Sie auch den Menschen, denen Sie delegieren, die Chance geben, einen Job auf ihre Art zu machen.

Delegieren Sie Verantwortung und Autorität, nicht nur die Aufgabe.

Denken Sie daran, sobald Sie eine Aufgabe delegieren, sollte das Teammitglied dafür verantwortlich sein. Dies bedeutet nicht, dass Sie gehen sollten, aber Ihr Teammitglied muss die Führung übernehmen.

Wann sollten Sie Aufgaben delegieren?

Du weißt also, was du delegierst und an wen, aber wann überbringst du diese Herrschaft? Sie werden viele Variablen finden, die involviert sind, wenn eine Aufgabe delegiert werden soll. Sie müssen mindestens das Fälligkeitsdatum, die Priorität und den Aufwand berücksichtigen.

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Bildquelle: Keepsmiling4u über Shutterstock

Zum Beispiel sollten Aufgaben, die dringend sind und in die Fähigkeiten eines Teammitglieds fallen, von Anfang an delegiert werden. Aber diejenigen, die eine niedrige Priorität haben oder mit denen verschiedene Personen umgehen können, können möglicherweise warten.

Eine nützliche Methode, um diese Entscheidung zu treffen, ist die Verwendung einer Methode der Aufgabenpriorisierung. Eine solche Technik, die Eisenhower-Matrix genannt, kann Ihnen helfen, schnell Prioritäten zu setzen. Mit dieser Methode können Sie Ihre Aufgaben in vier Quadranten für Do First, Schedule, Delegate und Do not Do stellen.

Wenn Sie die Buckets für Do First und Schedule überprüfen, können Sie Aufgaben problemlos in den Delegate-Bereich verschieben. Dies ist auch eine nützliche Methode zum Bestimmen der Aufgaben, die in den Do not Do-Quadranten fallen können.

Wo sollten Sie delegierte Aufgaben verwalten?

Die Aufgabe wurde delegiert und jetzt ist es an der Zeit, dass du weiter machst ... fast. Sie müssen die Aufgabe weiterhin verfolgen und nachverfolgen, bis sie abgeschlossen ist.

Sie verwenden wahrscheinlich mehrere Anwendungen und Tools in Ihrer Position Werden Sie ein organisierter und produktiverer Leader mit Wrike Werden Sie ein organisierterer und produktiverer Leader mit Wrike Ob Sie nun ein einzelnes Projekt bei der Arbeit leiten oder ein kleines Unternehmen leiten Rolle erfordert extreme Organisation und Planung. Dies ist mit einem herkömmlichen Scheduler oder Planer nicht immer möglich. Geben Sie Wrike, ein ... Lesen Sie mehr. Wenn Sie über einen zuverlässigen Verfolgungsmechanismus verfügen, sollten Sie die Aufgaben, die Sie delegieren, einbeziehen. Aber wenn Sie ein paar Vorschläge benötigen, hier sind fünf tolle Möglichkeiten.

  1. In Outlook können Sie Aufgaben zuweisen und eine Kopie in Ihrer eigenen Liste speichern.
  2. Google bietet Funktionen Sparen Sie Zeit mit 10 ungenutzten Google-Funktionen Sparen Sie Zeit mit 10 ungenutzten Google-Funktionen Google Tools und Services machen alles für uns. Aber es gibt viele Funktionen, die zu wenig genutzt werden. Sparen Sie ein paar Sekunden und machen Sie mehr mit den Google-Tools, die Sie täglich nutzen. Weitere Informationen zum Delegieren von E-Mails und Kalenderaufgaben mit Google Mail und Google Kalender
  3. Trello verwendet die Kanban-Methode zum Verwalten von Projekten mit Features, um Aufgaben anderen zuzuweisen.
  4. Podio bietet eine saubere Kommentarstruktur für delegierte Aufgaben, um alle auf dem Laufenden zu halten.
  5. Meistertask können Sie leicht zuweisen und Benachrichtigungen über Änderungen des Aufgabenstatus erhalten.

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Denken Sie daran, dass das von Ihnen verwendete Werkzeug nicht nur die Möglichkeit bietet, Aufgaben zuzuweisen. Sie sollten einen verwenden, der Funktionen wie Benachrichtigungen, Follow-up-Methoden und Erinnerungen bietet.

Schulungsressourcen für Delegationen

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie oder Ihre Organisation von einem Schulungsprogramm für Delegationen profitieren könnten, können Sie hier einige Ressourcen erkunden.

  • Business Training funktioniert
  • Dale Carnegie Training
  • Amerikanische Management Vereinigung
  • CRM-Lernen

Wie gut delegieren Sie?

Die Fähigkeit, an andere zu delegieren, ist eine wichtige Fähigkeit für jeden Führer. 5 Zeitmanagement-Tipps, die Sie zu einem Anführer im Leben und Arbeiten machen können 5 Zeitmanagement-Tipps, die Sie zu einem Führer im Leben und in der Arbeit machen können Ob Sie es erkennen oder nicht Ein Anführer. Selbst wenn das bedeutet, ein Anführer deines eigenen Lebens zu sein. Diese Tipps werden Ihnen helfen, noch besser zu werden. Weiterlesen . Und wie Sie hier gelesen haben, gelten die Vorteile nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Organisation und Ihr Team. Dies macht es zu einer Win-Win-Win-Situation.

Haben Sie das Gefühl, dass Sie über solide Delegationsfähigkeiten verfügen? Oder haben Sie alle Probleme mit der Aufgabe der Delegation? Fühlen Sie sich frei, Ihre Gedanken zu diesem Thema in den Kommentaren zu teilen.

Bildnachweis: Duncan Andison / Shutterstock

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