Das Internet bietet den Menschen die Werkzeuge, um produktiver zu sein, aber was tun Sie, wenn die Anzahl dieser Werkzeuge tatsächlich die Dinge komplizierter macht? Die Antwort ist, sie zu integrieren.
Ein Beispiel dafür sind Google-Tools. Google bietet Ihnen so viele kostenlose Ressourcen und Apps, dass es schwer zu verstehen ist, wie sie im Geschäft bleiben. Heutzutage verlassen sich jedoch unzählige Menschen auf Dienste wie Gmail und Google Drive, um ihr Geschäft, ihre Studien oder andere von Google Drive unterstützte Produktivitäts-Tools zu unterstützen. Sie sollten heute 10 Money-Management-Tools in Google Drive verwenden Sie sollten heute verwenden Das Problem mit Geld ist, dass, wenn Sie es nicht verwalten, Sie ohne es enden. Wie wäre es mit einigen nützlichen Money-Management-Tools, die Ihnen den Einstieg in Ihr Google Drive-Konto erleichtern? Lesen Sie mehr, an die Sie denken können.
Das Problem ist, dass wenn Sie so viele Orte haben, um Dinge zu speichern, es überwältigend sein kann, sich zu erinnern, wo Sie bestimmte Informationen gespeichert haben. Es kann verwirrend sein, herauszufinden, welches Werkzeug für unterschiedliche Bedürfnisse verwendet werden soll.
Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, Google Mail und Google Drive so zu integrieren, dass sie gewissermaßen als ein einziges Tool fungieren, ohne das Sie nicht leben können.
Suche nach Informationen
Eines der ersten Dinge, mit denen man normalerweise konfrontiert wird, wenn man anfängt, viele verschiedene Online-Dienste zu nutzen, ist, zu verfolgen, wo sich die Dinge befinden. Eine einfache Möglichkeit, das Problem zu beheben, besteht darin, Ihre Google Mail-Suche so zu verknüpfen, dass sie sowohl Google Mail als auch GDrive umfasst. Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie einfach zu Ihren Google Mail-Einstellungen, klicken Sie auf den Link "Labs" und aktivieren Sie die Funktion "Apps Search".
Sobald Sie diese Funktion aktiviert haben, werden bei einer Suche im Google Mail-Suchfeld die Ergebnisse Ihres Google Drive-Kontos am Ende der Such-Dropdown-Liste angezeigt.
Sobald Sie die Suche durchgeführt haben, werden die Ergebnisse für Google Drive in einen Bereich unterhalb der Google Mail-Suchergebnisse unterteilt.
Wie Sie sich vorstellen können, erleichtert die Suche nach Ihren Inhalten in einem einzigen Suchfeld den Prozess der Suche nach wichtigen Informationen erheblich.
Ein-Klick Senden an Google Drive
Eine weitere Möglichkeit, Klicks zu speichern, wenn Sie es eilig haben, besteht darin, wichtige Anhänge in Google Mail direkt an Google Drive zu senden. Wer möchte herunterladen, speichern, sich bei GDrive anmelden und dann die Datei hochladen? Was für ein Schmerz, richtig?
Mach es mit einem Klick. Scrollen Sie zum Ende der E-Mail, in der der Anhang angezeigt wird, und bewegen Sie die Maus über das Anhangssymbol.
Sie sehen das kleine weiße Google Drive-Symbol neben dem Download-Symbol. Klicken Sie auf dieses Symbol und Google Mail überträgt den Anhang automatisch an Ihr Google Drive-Konto.
Über eine Dropdown-Liste können Sie die Datei dann sofort in eines Ihrer Unterverzeichnisse in Google Drive verschieben.
Hängen Sie Google Drive-Dateien an
Was ist umgekehrt? Was ist, wenn Sie eine Ihrer Google Drive-Dateien an eine E-Mail anhängen möchten? Nun, Sie werden froh sein zu wissen, dass das genauso einfach ist. Wenn Sie in Gmail eine neue E-Mail verfassen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Google Drive-Symbol neben der blauen Schaltfläche "Senden".
Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie eine oder mehrere Dateien aus Ihrem Google Drive-Konto auswählen können, um sie an Ihre E-Mail anzuhängen.
Nur ein oder zwei Klicks und die Datei wird direkt an die E-Mail gesendet, die Sie gerade erstellen. Einfach richtig?
Benachrichtigung über Google Drive-Änderungen erhalten
Bleiben Sie auf dem Laufenden, wenn Sie mit einem Google Drive-Team zusammenarbeiten. Wenn Sie beispielsweise an freigegebenen Tabellen arbeiten, ist es wichtig, dass Sie benachrichtigt werden, wenn andere Benutzer die Tabellen ändern. Sie können diese Benachrichtigungen in der Google Drive-Tabelle selbst einrichten.
Öffnen Sie die Tabelle und klicken Sie auf "Extras" im Menü, wählen Sie dann "Benachrichtigungsregeln ..."
Sie können Benachrichtigungsregeln einrichten, um eine E-Mail zu senden, wenn an einem Teil der Tabelle Änderungen vorgenommen werden, einzelne Blätter geändert, einzelne Zellen geändert, das Blatt für jeden freigegeben oder Daten von einem Formular übermittelt werden.
Stellen Sie dies so ein, dass Ihre Mitarbeiter Informationen ausfüllen oder Feedback geben können. Sie müssen sich dann keine Gedanken darüber machen, dieses Dokument von Zeit zu Zeit zu überprüfen, um Updates zu finden. Stattdessen werden Sie automatisch benachrichtigt, wenn jemand Updates durchführt - weniger Sorgen und es macht Ihre Gedanken frei, damit Sie mehr Arbeit erledigen können.
Planen Sie E-Mails mit Google Sheet
Wenn Sie wöchentliche oder monatliche E-Mails haben, die Sie an Ihr Team oder an Ihren Vorgesetzten senden, erstellen Sie eine Sammlung dieser Nachrichten in einem Google-Blatt und lassen Sie diese E-Mails nach Zeitplan versenden, ohne sie speichern zu müssen. Ich weiß, Borderline Science Fiction, oder? Es ist wirklich nicht so schwer, Ihre E-Mails zu planen. Rechter Posteingang: E-Mails für späteres Versenden in Gmail planen Rechter Posteingang: E-Mails für späteres Versenden in Gmail planen Lesen Sie mehr auf diese Weise.
Ein vorgefertigtes Google Mail Scheduler-Blatt wird von Amit Agarwal von Digital Inspiration zur Verfügung gestellt. Sie können auf sein kostenloses Google Mail-Planerblatt zugreifen und eine Kopie in Ihrem eigenen GDrive-Konto erstellen. Das erste, was Sie tun müssen, ist in das Gmail Scheduler-Menü zu gehen und das Blatt zu autorisieren, um auf Ihr Google Mail-Konto zuzugreifen.
Als Nächstes müssen Sie einen Entwurf der Nachricht erstellen, die Sie in Google Mail planen möchten (beginnen Sie einfach mit dem Schreiben einer E-Mail und schließen Sie die E-Mail, wenn Sie fertig sind, ohne sie zu senden). Sobald Sie im Menü "Google Mail-Planer" die Option "Nachrichten abrufen" ausgewählt haben, werden alle neuen E-Mail-Entwürfe in diese Tabelle importiert. Als nächstes müssen Sie nur noch ein Datum auswählen, an dem die E-Mail in der Spalte "Geplante Zeit" gesendet werden soll.
Sobald Sie im Google Mail-Planer-Menü "Nachrichten planen" ausgewählt haben, wird in der Statusspalte der Status "Geplant" angezeigt.
Ein kleiner Fehler in diesem Tool, den Sie beachten sollten, ist, dass wenn Sie bereits geplante E-Mails haben, die noch nicht ausgegangen sind und Sie neue Entwürfe importieren möchten, werden die geplanten Daten der vorhandenen geplanten E-Mails und Sie entfernt Diese müssen zusammen mit den neu importierten E-Mails neu geplant werden. Keine große Sache, aber etwas im Kopf zu behalten.
Google Mail-Seriendruck
Apropos coole Skripte von Amit, ist eine weitere bemerkenswerte das Gmail Mail Merge-Tool, das er auch kostenlos anbietet.
Genau wie das Planerblatt müssen Sie das Seriendruckblatt in Ihr Google Drive-Konto kopieren und es autorisieren, über das Menü Seriendruck auf Ihr Google Mail-Konto zuzugreifen. Klicken Sie einfach auf die Option Schritt 1 (Zurücksetzen). In Schritt 2 können Sie dann eine Liste mit E-Mail-Adressen aus einer Ihrer vorhandenen Gruppen in Ihren Google-Kontakten importieren.
Die E-Mail-Adressen werden unter den Spalten "Empfängername" und "Empfänger-E-Mail-Adresse" angezeigt. Oder, anstatt Gruppen zu importieren, können Sie diese Spalten immer nur manuell ausfüllen. So oder so funktioniert!
Sie können dann die restlichen Felder ausfüllen, um Ihre Gruppen-E-Mail zusammenzustellen. Zu den bemerkenswerten Feldern hier gehört der Nachrichtentext, mit dem Sie Rich-Text-HTML-E-Mails in diesem Feld schreiben können. Verwenden Sie ein beliebiges WYSIWYG-Tool, um den HTML-Code für Ihre E-Mails zu erstellen (oder schreiben Sie ihn manuell, wenn Sie nur so erfahren sind). Fügen Sie Anhänge hinzu, indem Sie die Dokument-ID hinzufügen (aus der Google Drive-URL, wenn Sie das Dokument anzeigen).
Abschließend klicken Sie im Menü "Seriendruck" auf "Seriendruck starten". Ihre Rich-Text-Massen-E-Mail wird gesendet, einschließlich der Anhänge.
Hosten Sie Ihre Google Mail-Signatur in Google Drive
Jemals jemand mit diesen coolen Logo-Bildern in seiner E-Mail-Signatur sehen Wie man ein Facebook-Badge als Ihre E-Mail-Signatur verwendet [Mac] Wie man ein Facebook-Badge als Ihre E-Mail-Signatur [Mac] verwendet Lesen Sie mehr? Nun, Sie können es auch tun, wenn Sie ein Bild, das in einem öffentlichen Ordner Ihres Google Drive-Kontos gespeichert ist, in Ihre Google Mail-Signatur integrieren. Es ist viel einfacher als es klingt.
Erstellen Sie zuerst einen neuen Ordner in Ihrem GDrive-Konto mit dem Namen "Öffentlich" und legen Sie ihn für die Öffentlichkeit und den Zugriff auf "Jeder kann anzeigen" fest.
Laden Sie als Nächstes die Logo-Bilddatei in das freigegebene Verzeichnis hoch. Das Bild wird die gleichen Freigabeeinstellungen wie der Ordner selbst übernehmen. Abschließend rufen Sie die öffentliche URL Ihres Bildes ab, indem Sie die ID-Zeichenfolge für den Ordner in der freigegebenen Ansicht notieren. Fügen Sie dann die ID und den Bildnamen in die folgende URL-Zeichenfolge ein:
https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpg"
Wenn Sie die Zeichenfolge richtig eingegeben haben, sollten Sie in der Lage sein, die URL in einen Browser einzufügen und das Bild in Ihrem Browser zu sehen.
Geben Sie Ihre Signatur ein und platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie das Bild einbetten möchten, und klicken Sie auf das Bildsymbol. Fügen Sie dann die oben erstellte URL in das Bild-URL-Feld ein. Viola - Ihr Signaturbild wird nun mit jeder E-Mail-Signatur angezeigt.
Die Dinge werden ziemlich nützlich und nahtlos, wenn Sie Google-Dienste wie Gmail und Google Drive verbinden, nicht wahr? Wie viele andere produktive Dinge können Sie tun, wenn Sie Apps mit Google Drive integrieren? Optimale Nutzung von Google Drive mit integrierten Apps Optimale Nutzung von Google Drive mit integrierten Apps Mit Google Drive können Sie Dateien zwischen Ihren Computern synchronisieren, aber das ist nur eine seiner vielen Funktionen. Google möchte, dass Google Drive Ihre neue Cloud-Festplatte ist, die von jedem Gerät aus zugänglich ist. Um ... Lesen Sie mehr.
Kennen Sie noch andere tolle Dinge, die Sie mit Google Mail und Google Drive tun können? Bitte teilen Sie Ihre eigenen kreativen Ideen in den Kommentaren unten. Lassen Sie uns mit Google Drive und Gmail verrückt werden, oder?