Der beste Rat, den ich über die Produktivität von E-Mail und E-Mail gehört habe, lautet: Beantworten Sie Ihre E-Mails nicht gleich am Morgen. Es ist ein wenig paradox, aber wahr, dass E-Mail und Produktivität miteinander kollidieren. Wenn wir zu sehr davon besessen sind, wird unser Posteingang zu einer massiven Geschwindigkeitsschwelle auf der Effizienzautobahn. Aber es muss nicht sein. Mit den richtigen Gewohnheiten und Methoden können wir das Biest, das unschuldig auf uns wartet, von dem Moment an, in dem wir aufwachen, zähmen. Selbst in Zeiten von sozialen Freundeslisten und 140 Charakteraktualisierungen bleibt die "ältere" E-Mail das bevorzugte Kommunikationsmittel, vielleicht nur Kopf an Kopf mit SMS.
Diese Tipps sollen Sie nicht zum heiligen Gral von Inbox Zero führen, sondern sollen leichte Änderungen der E-Mail-Gewohnheiten einführen, die Ihnen hoffentlich eine effizientere E-Mail-Kommunikation ermöglichen. Öffne den Posteingang.
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Ihr Posteingang ist ein Fließband. Verarbeiten Sie was vor Ihnen liegt und versenden Sie es. Das heißt, Ihr Motto von dem Moment an, an dem Sie sich anmelden, sollte gelesen - antworten - löschen (oder archivieren) sein. Viele von uns loggen sich in unsere E-Mail-Konten ein und lesen nur die E-Mails, ohne etwas zu unternehmen. Früher oder später müssen wir darauf zurückkommen, und das bedeutet einfach, die Arbeit zu verdoppeln und die verschwendete Zeit zu verdoppeln. Dann besteht immer das Risiko, im zweiten Lauf eine wichtige E-Mail zu verpassen. So ist es effizienter, sofort zu lesen und zu reagieren. Archive lesen E-Mails, so dass der Posteingang die wichtigsten und umsetzbarsten enthält.
E-Mails sind keine Aufgaben
E-Mails können in umsetzbare Elemente mit Labels wie in Gmail oder Flags wie in Microsoft Outlook umgewandelt werden. Aber es ist leicht, sie im Durcheinander des Posteingangs zu verlieren. Es ist effizienter, die wichtigen verwertbaren Punkte an einem separaten Ort abzulegen und die E-Mail für zukünftige Referenzen zu archivieren. Sie können E-Mails auf zwei Arten in umsetzbare Elemente umwandeln:
Aufgaben in Google Mail verwenden: Öffnen Sie den Aufgabenbereich, indem Sie auf das Dropdown-Menü neben Mail klicken. Aufgaben ist eine einfache To-Do-Liste, aber ein sehr effektives Projektmanagement-Tool. Klicken Sie einfach auf und geben Sie ein, um neue Aufgaben hinzuzufügen, Fälligkeitsdaten festzulegen oder Notizen hinzuzufügen und sie zu überprüfen, wenn Sie fertig sind. Sie können die Produktivität mit Tastenkombinationen steigern. Zum Beispiel können Sie mit Umschalt + T eine Aufgabe basierend auf der offenen Nachricht erstellen.
Verwenden Sie ein Google-Dokument: Sie können die Funktion zum Erstellen eines Dokuments in Gmail-Labs aktivieren. Öffnen Sie eine E-Mail. Klicken Sie auf Mehr - Erstellen Sie ein Dokument . Der E-Mail-Text wird automatisch in Google Doc kopiert. Wenn Sie in Gmail Tastenkombinationen aktiviert haben, können Sie mit G und W ein leeres Google-Dokument öffnen, während Sie sich in einer E-Mail befinden.
Erstellen Sie Ihre Persönlichkeit in einer Signatur
So sieht meine offizielle Google Mail-Signatur aus. Dies wurde mit WiseStamp erstellt Wie Sie Ihre E-Mail-Signaturen mit WiseStamp aufpeppen Wie Sie Ihre E-Mail-Signaturen mit WiseStamp aufpeppen Mit WiseStamp können Sie mehrere personalisierte E-Mail-Signaturen für alle gängigen Webmail-Konten erstellen, einschließlich Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail und AOL Mail. Zusätzlich zu den üblichen persönlichen Daten und Social-Networking-Profil ... Lesen Sie mehr; Mit dem kostenlosen Konto können Sie zwei Signaturen erstellen, also eine für persönliche E-Mails und eine für die Arbeit. Meine Signatur enthält Links zu meinen Twitter-, LinkedIn-, Facebook- und Google+ Profilen. Mit einer einfachen Unterschrift biete ich nicht nur meine E-Mail-ID als Kontaktadresse an, sondern auch andere, an denen ich kontaktiert werden kann. Eine profilbasierte Signatur hilft dabei, professionellere E-Mails zu erstellen und fungiert als Brücke für soziale Netzwerke. Sie können sogar Ihre Arbeit fördern Die 2 einfachen Möglichkeiten, Ihre neuesten Blog-Post mit einer E-Mail-Signatur zu fördern Die 2 einfachen Möglichkeiten, Ihre neuesten Blog-Post mit einer E-Mail-Signatur zu fördern Lesen Sie mehr mit nur einer E-Mail-Signatur.
Hast du von Vorlagen gehört?
Etliche E-Mails, die landen, können mit Antworten beantwortet werden. Google Mail Labs verfügt über eine Funktion namens "Eingereichte Antworten", die, wie der Name schon sagt, dazu verwendet werden kann, Sofort- und Standardantworten auf häufig verwendete E-Mails zu geben.
Aktivieren Sie vordefinierte Antworten aus den Einstellungen - Labs - Eingereichte Antworten . Klicken Sie auf Änderungen speichern . Verfassen Sie eine neue E-Mail oder eine Antwort, klicken Sie auf die Schaltfläche Eingereichte Antworten unterhalb der Betreffzeile. Ihre erste vordefinierte Antwort ist eingerichtet. Sie können mehrere vordefinierte Antworten einrichten, die als Vorlagen für allgemeine E-Mails verwendet werden können. Mark ging vor ein paar Jahren in zwei Artikeln auf die Verwendung von vorgefertigten Antworten ein, die heute noch gültig sind:
- Sparen Sie Zeit mit Google Mail-E-Mail-Vorlagen mithilfe von "Eingereichte Antworten" Sparen Sie Zeit mit Google Mail-E-Mail-Vorlagen mithilfe von "Eingereichte Antworten" Sparen Sie Zeit mit Google Mail-E-Mail-Vorlagen mit "Eingereichte Antworten" Lesen Sie mehr
- Erstellen Sie eine automatische E-Mail-Antwort mit dem neuen Gmail-Filter Erstellen Sie eine automatische E-Mail-Antwort mit dem neuen Gmail-Filter Erstellen Sie eine automatische E-Mail-Antwort mit dem neuen Gmail-Filter Lesen Sie mehr
Bitte nicht stören - Benachrichtigungen ausschalten
Bei der E-Mail-Effizienz handelt es sich um das, was Sie senden, und auch darüber, was Sie einlädt. Auf jeder Website, bei der Sie sich per E-Mail anmelden, sind Benachrichtigungen standardmäßig aktiviert. Es gibt nichts, das ein Produktivitätskiller ist, wie der ständige Strom von Benachrichtigungen von Facebook, Twitter, Google+, Pinterest und dergleichen. Schalte sie aus. Benötigen Sie Benachrichtigungen, wenn Sie die Seiten selbst besuchen? Erkenne, dass es leicht ist, den Fokus zu verlieren, und sehr schwierig, es zurück zu gewinnen.
Setz dich eines Tages hin ... und melde dich ab
Einer der größten Schuldigen des E-Mail-Durcheinanders sind Newsletter, professionelle Abonnements und Nachrichtenquellen. Wenn Sie eine Überprüfung aller Abonnements durchführen, stellen Sie möglicherweise fest, dass die meisten nicht erforderlich sind. Aber sie sind der Wald geworden, für den du die Bäume vermisst. Der vorrangige Posteingang von Gmail Der vorrangige Posteingang von Google Mail löst das Bacn-Problem Der postalische Posteingang von Google Mail löst das Problem von Bacon Read More hilft zu einem gewissen Grad. Aber der bessere Weg ist, sie manuell abzumelden. Es ist zeitaufwendig, aber Sie erhalten einen saubereren Posteingang. Sie können Ihre Abonnements auch mit Diensten wie - Unroll.me und Swizzle verwalten
Weichen Sie die Fäden ab
Threaded-Gespräche sind großartig. Sie erleichtern das Lesen von E-Mails, aber sie haben auch die Angewohnheit, sich in eine lange, manchmal unhandliche Kette zu verwandeln. Sie haben vielleicht bemerkt, dass die meisten E-Mails in der Regel die gesamte Konversation in der letzten E-Mail gesendet / empfangen haben. Sie können also nur die letzte E-Mail speichern und den Rest löschen, der davor lag.
Halte es kurz
Einer meiner Lieblingspeeves ist die Einzelwort-Antworten, die nichts mehr als ein "OK" oder ein "Danke" sagen. Öffnen und lesen sie dauert einen Bruchteil einer Minute und über einen geschäftigen Tag könnte es summieren. Ja, aber halten Sie Ihre E-Mails kurz. Es hilft sowohl dem Absender als auch dem Empfänger. Trimmen Sie Ihre E-Mails so, dass sie das Wesentliche ansprechen. Strukturieren Sie Ihre Mail zur besseren Lesbarkeit. Das Verwenden von Aufzählungszeichen oder gut definierten Absätzen hilft, eine E-Mail schneller zu scannen. Es ist gut, sich an die Fünf-Satz-Regel von Guy Kawasaki zu erinnern -
"Alles, was du tun solltest, ist zu erklären, wer du bist, was du willst, warum du es bekommen solltest und wann du es brauchst."
Und dann ist der nächste Tipp immer sakrosankt.
Betreff ... Betreff ... Betreff
Meiner Erfahrung nach habe ich wichtige E-Mails verpasst. Ich habe auch E-Mails geöffnet, die mir wichtig erschienen. Beide hatten eines gemeinsam - eine schlecht konstruierte Betreffzeile. Es dauert ein paar Sekunden, um sich eine intelligente Betreffzeile auszudenken, die die Nachricht widerspiegelt. Wieder hilft es sowohl dem Absender als auch dem Empfänger, da es einfacher wird, die E-Mail später entweder mit einer Suche oder sogar manuell abzurufen. Erinnere dich - "LOL" ist kein Thema!
Schau ma, keine Hände!
E-Mail-Effizienz erfordert leider das Gegenteil. Ihre Effizienz wird sich drastisch verbessern, wenn Sie Tastaturkürzel erlernen, anstatt sich auf den Mausklick zu verlassen. Desktop-Clients wie Outlook und Thunderbird unterstützen Tastaturkürzel, und mit ihnen können Sie mühelos die Konversations-Threads durchblättern. Was ist mit Google Mail? Diese Tipps sollten alles abdecken und einige mehr:
- DOWNLOAD Nützliche Google Mail-Verknüpfungen
- Tastenkombinationen für Google Mail: Eine nützliche Erweiterung, die Sie über Tastenkombinationen für Ihr Google Mail-Konto führt [Chrome]
- Schnell lernen Google Mail-Tastaturkürzel mit KeyRocket für Google Mail Schnell lernen Google Mail-Tastaturkürzel mit KeyRocket für Google Mail Schnell lernen Google Mail-Tastaturkürzel mit KeyRocket für Google Mail Holen Sie das Beste aus Google Mail, indem Sie alle Tastaturkürzel lernen. Mit Keyrocket for Gmail wird Ihnen jedes Mal eine Benachrichtigung angezeigt, wenn Sie anstelle einer Tastenkombination die Maus verwenden, damit Sie ... Read More
E-Mails sind vielleicht die Art von Partnern, mit denen Sie nicht leben wollen, aber auch nicht ohne leben können. Aber genau wie jeder Partner kann es auch für Ihre Produktivität sein. Wir müssen es richtig spielen. E-Mail-Management 6 Einfache Tricks, um E-Mail-Stress zu reduzieren 6 Einfache Tricks, E-Mail-Stress zu reduzieren Der Umgang mit E-Mails ist der beste Teil meines Tages. Sagte bisher niemand. Sie benötigen alle Tipps, die Sie zum Verwalten Ihres E-Mail-Posteingangs erhalten können? Wir können Ihnen helfen! Read More ist ein Lieblingsthema bei MakeUseOf.com. Sie werden nicht an Rat fehlen, aber mehr als das freuen wir uns auf Ihren. Zwei Vorbehalte hier - ich habe den größten Teil dieses Beitrags auf Gmail basiert, weil es die beliebte Wahl ist, und ich habe auch vermieden, die Verwendung von Ordnern, Labels und Filtern und andere offensichtlichere Workflow-Tipps zu erwähnen.
Also, was ist der beste Tipp, den Sie bekommen, der uns allen helfen kann, effizienter zu mailen?
Bildquelle: Cartoons via Shutterstock | wenn du mir einfach per Shutterstock mailen könntest